Įmonės kortelė keliauja iš rankų į rankas? Specialistai perspėja apie rizikas

Viena kortelė – ir vadovo pirkiniams, ir darbuotojų komandiruotėms, taip pat biuro reikmėms ar atsiskaitymams internete. Tokia tvarka vis dar įprasta ne vienoje mažesnėje ar vidutinėje įmonėje, kur kortelė nuolat keliauja iš rankų į rankas. Iš pirmo žvilgsnio tai atrodo paprasta ir patogu, tačiau, kuo daugiau žmonių ja naudojasi, tuo sunkiau susekti, kas, kada ir už ką mokėjo. Tuomet daugėja neaiškių nurašymų, pamestų sąskaitų ir nesutampančių išlaidų, o kartu didėja klaidų, piktnaudžiavimo ar net sukčiavimo rizika.

Pasak „Urbo“ banko Verslo tarnybos direktoriaus Juliaus Ivaškos, augant verslui svarbu iš anksto sustyguoti atsiskaitymo tvarką – aiškiai paskirstyti mokėjimo korteles ir pasinaudoti bankų siūlomais įrankiais, leidžiančiais atsekti, kas, kada, kur ir kiek išleido ar galės išleisti.

„Situacijų pasitaiko įvairių: įmonės kortele netyčia ar sąmoningai apmokamas asmeninis pirkinys, už taksi atsiskaitoma prie programėlės prijungta įmonės, o ne asmenine sąskaita. Kartais tas pats mokėjimas dar kartą pateikiamas kompensuoti, neišsaugomas kvitas ar pamirštama paprašyti sąskaitos faktūros, todėl po kelių savaičių niekas nebegali pasakyti, kas ir kokiu tikslu atsiskaitė“, – vardija „Urbo“ banko atstovas.

Anot jo, papildomų kortelių užsakymas ar reikiamų nustatymų banke įjungimas nėra sudėtingas ir užtrunka vos kelias minutes, tačiau vėliau gali sutaupyti nemažai laiko, rūpesčių, o kai kuriais atvejais – ir pinigų. Todėl tokių sprendimų geriau neatidėlioti ir įmonės atsiskaitymų tvarką peržiūrėti jau dabar.

Aiški kortelės paskirtis – aiškios išlaidos

Pasak J. Ivaškos, kai viena kortele naudojasi keli žmonės, atsakomybės ribos išsitrina, o neįprastą operaciją pastebėti ir išsiaiškinti jos aplinkybes tampa gerokai sunkiau.

„Tai nebūtinai reiškia sąmoningą piktnaudžiavimą – dalis neatitikimų atsiranda dėl paprasčiausios netvarkos, tačiau ir ji verslui kainuoja laiko bei pinigų. Todėl, jei įmonėje kortelė vis dar keliauja iš rankų į rankas, verta įvertinti, ar tokia tvarka tebėra patogi, ar jau tapo papildomu rizikos šaltiniu“, – pažymi specialistas.

„Urbo“ banko Verslo tarnybos direktorius pažymi, kad skirtingoms funkcijoms ar darbuotojams rekomenduotina turėti atskiras įmonės korteles, pavyzdžiui: vadovui, komandiruotėms, internetiniams pirkimams ar kasdienėms veiklos išlaidoms.

„Kai kiekviena kortelė turi aiškią paskirtį, iš karto matyti, kiek išleista biuro reikmėms, degalams, maisto produktams, žaliavoms ar kokiam nors projektui. Tokiu atveju nereikia kiekvieno mokėjimo atskirai priskirti konkrečiam darbuotojui ar aiškintis, kam jis buvo skirtas. Tai padeda tiksliau sekti pinigų srautus, greičiau pastebėti neįprastas operacijas, sumažinti piktnaudžiavimo riziką ir užtikrinti didesnį finansų skaidrumą. Kai kiekviena kortelė turi savo naudotoją ar paskirtį, išlaidų kontrolė tampa gerokai paprastesnė“, – patarimais dalijasi J. Ivaška.

Jis atkreipia dėmesį, kad įmonės kortelė, nors ir susieta su juridinio asmens sąskaita, nėra skirta dalytis keliems darbuotojams. Ji išduodama konkrečiam kortelės turėtojui, todėl kitam žmogui negalima perduoti nei pačios kortelės, nei jos PIN, CVC kodo ar kitų duomenų.

„Jeigu įmonės vardu atsiskaityti reikia keliems darbuotojams, kiekvienam jų reikėtų užsakyti atskirą kortelę, o ne perduoti vieną bendrą. Taip kiekvienas mokėjimas iš karto susiejamas su konkrečiu kortelės turėtoju, o, pasikeitus jo pareigoms ar darbuotojui palikus įmonę, kortelę galima užblokuoti“, – nurodo „Urbo“ banko atstovas.

J. Ivaška priduria, kad papildomos kortelės nebūtinai reiškia dideles išlaidas. Pavyzdžiui, standartinis „Urbo“ banko verslo kortelės administravimo mokestis siekia 2 eurus per mėnesį, jos išdavimas banko padalinyje kainuoja 6 eurus, o siunčiant paprastuoju paštu papildomas mokestis netaikomas. Su kai kuriais verslo paslaugų planais papildomos mokėjimo kortelės suteikiamos nemokamai.

„Sprendžiant, kiek kortelių reikia įmonei, svarbu vertinti ne tik jų kainą, bet ir tai, kiek laiko užtrunka atsekti mokėjimus bei kokių rizikų kyla, kai viena kortele naudojasi keli žmonės“, – pažymi jis.

Papildoma įmonės mokėjimų apsauga

Pasak J. Ivaškos, geriau kontroliuoti įmonės mokėjimus padeda ir tinkamai parinkti kortelių nustatymai. Kiekvienai kortelei galima nustatyti dienos ir mėnesio operacijų limitus, o nereikalingus atsiskaitymus internetu ar bekontakčiu būdu – išjungti. Taip paliekamos tik tos kortelės funkcijos, kurių iš tiesų reikia, tad sumažėja galimybių ja pasinaudoti ne pagal paskirtį.

„Jeigu darbuotojui kortelė išduodama konkrečiam pirkiniui ar tam tikroms išlaidoms, jos limitą galima pritaikyti prie numatomos sumos. Pavyzdžiui, jei planuojama išleisti iki 300 eurų, tokį limitą ir verta nustatyti. Tai padeda laikytis biudžeto ir sumažina galimus nuostolius pametus kortelę ar nutekėjus jos duomenims“, – paaiškina „Urbo“ banko Verslo tarnybos direktorius.

Dar viena priemonė – pranešimai apie operacijas įmonės sąskaitoje. Interneto banke ar mobiliojoje programėlėje galima nustatyti sumą, kurią viršijus apie pinigų nuskaitymą būtų pranešta programėlėje, SMS žinute arba elektroniniu paštu.

„Toks pranešimas mokėjimo nesustabdo – įspėjimas gaunamas jau po nurašymo. Tačiau tai leidžia greičiau pastebėti neplanuotą ar neįprastai didelę operaciją. Tokiu atveju galima operatyviai išsiaiškinti mokėjimo aplinkybes, o prireikus – kortelę užblokuoti“, – sako J. Ivaška.

Verslui taip pat verta peržiūrėti darbuotojams suteiktas teises interneto banke. Pavyzdžiui, galima nustatyti, kad buhalteris parengtų mokėjimą, tačiau jis būtų įvykdytas tik vadovui jį patvirtinus. „Urbo“ banko specialisto teigimu, taip kiekvienas atlieka savo funkciją, o klaidingų ar neleistinų mokėjimų rizika sumažėja.